Где хранятся трудовые документы после реорганизации

2. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации.

документ информация архив

Передача документов ликвидируемой организации является обязанностью ликвидационной комиссии, создаваемой в соответствии с приказом о ликвидации (приложение 1) ..В зависимости от того, передает организация документы на хранение в государственный архив или нет, устанавливается различный порядок передачи и хранения дел ликвидируемой (реорганизуемой) организации.

При ликвидации (реорганизации) организации, передающей документы на государственное хранение ,, устанавливается следующий порядок передачи и хранения документов:

— если при реорганизации организации ее функция передаётся другой организации ,, то последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела, а также личные дела сотрудников ликвидируемой организации и её архив;

-если функции реорганизуемой организации передаются нескольким организациям, то документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими временными сроками хранения и по личному составу- в архив вышестоящей организации;

-если при ликвидации организации её функции не передаются другим организациям, то документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу- в архив вышестоящей организации.

Перед передачей документов ликвидируемой или реорганизуемой организации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве организации ( ведомственном архиве).Передача документов в государственный архив осуществляется по описям и оформляется актомм (прилож(приложение 2)нние 2).

При ликвидации негосударственной организации, документы которой не передаются на государственное хранение (организация не имеет договора с учреждением государственной архивной службы), и при отсутствии правопреемника органы совместно с архивными учреждениями ,, обслуживающими соответствующую зону, обязаны принять меры по сохранности документов этой организации, определить порядок их дальнейшего хранения.

Документы постоянного срока хранения передаются ликвидируемой организации в зарегистрировавший ее орган по описям де постоянного хранения. Эти описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации, согласовываются с ней и утверждаются экспертной комиссией зарегистрировавшего организацию органа и руководителем этой организации(приложение 3).

Документы по личному составу ликвидируемой организации в упорядоченном состоянии по описям дел также передаются в регистрирующие их органы. Описи дел по личному составу рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации (приложение 4)

Документы временного срока хранения ликвидируемой организации, срокисроки, хранения которых не истекли, по описям, номенклатурам дел и другим учётным документам передаются в зарегистрировавший орган с соответствующей отметкой в них о приёме — передаче документов временного срока хранения.

Перед передачей проводиться проверка наличия, состояния и качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве. Передача документов осуществляется по акту (приложение 5).

Документы временного срока хранения, сроки хранения которых истекли в соответствии с действующим перечнем, подлежат уничтожению. При уничтожении составляется акт, который рассматривается на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации и утверждается руководителем. Уничтожение включенных в акт дел производиться за тот хронологический период времени ,, за который имеются утверждённые описи на дела постоянного хранения и по личному составу (приложение 6).

После передачи дел ликвидируемая организация должна представить в финансовые органы справку из зарегистрировавшего ее органа о сдаче на хранение документов постоянного хранения, дел по личному составу и документов постоянного хранения, сроки хранения которых не истекли.

Органы, принявшие от ликвидируемой организации документы на хранение, ежегодно представляют в государственные архивы сведения о поступивших к ним документах. Эта информация используется в целях защиты социально — правовых интересов граждан.

Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утверждённому руководством учреждения. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива. Заведующий архивом расписывается в приёме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приёма и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику , остальные остаются в архиве учреждения.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, храняться в архивах учреждения: для центральных органов -15; областных — 10; районных и городских-5; материалы по личному составу- 75; записи актов гражданского состояния- 75 лет. По истечении этих сроков документы. Подлежащие государственному хранению, передаются из архива учреждения в Государственный архив на постоянное хранение.

Архив — совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектирование ,, учёт, хранение и использование архивных документов. Основными видами архивов в Республике Беларусь являются государственные, ведомственные (межведомственые) архивы и архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Государственными архивами в республики Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские.

Ведомственные (межведомственные) архивы — это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие приём и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени ,, установленного законом:

— документы Преизиидента Республики Беларусь, высших органов государственной власти, включая учреждения республиканского подчинения,-15 лет;

— документы органов иностранных дел, госбезопасности, внутренних дел, обороны -30 лет;

— документы местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, а также предприятий, учреждений и организаций областного подчинения- 10 лет;

— городского и районного подчинения- 5 лет;

— научно- технической документации — до минования надобности, но не более 25 лет;

— записей актов гражданского состояния и нотариальных записей, документов по личному составу — 75 лет;

По истечении указанных сроков, документы постоянного хранения, передаются в установленном комплекте комплекте, в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно — справочном аппаратом и страховыми копиями ,, на особо ценные и уникальные документы на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.

В архиве хранятся:

— законченные делопроизводством документы, образующиеся в результате деятельности структурных подразделений и общественных организаций;

— документы ликвидированных организаций входящих в систему учреждений, а также их предшественников;

— личные фонды;

— печатные издания, дополняющие материалы архивы, а также материалы, необходимые для информационно — справочной работы;

— научно — справочный аппарат ( описи дел, каталоги и др.. )

К архивам негосударственной части Национального архивного фонда относятся:

— частные архивы физических лиц ;

— архивы юридических лиц негосударственной формы собственности.

Архив — важнейший заключительный участок организации делопроизводства учреждения ,, который организует свою работу в соответствии с Законом республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. В законе раскрыта сущность национального архивного фонда; определены порядок создания и виды архивов, их правовой статус, состав документов, поступающих на хранение, задачи и функции архивов и другие вопросы. В инструкции вместе с правилами по делопроизводству установлен порядок формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, оформления дели составление их описи, оперативного хранения документов и передачи дел в ведомственный архив и на государственное хранение.

В соответствии с этими нормативными актами ,, в министерствах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь разрабатывается Положение о ведомственном архиве, утверждаемое руководителем этих субъектов и согласовывается с соответствующими учреждениями государственной архивной службы, в котором предусматривают: правовой статус ведомственного архива; источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Для работников архива м ( согласно штатному расписанию ) разрабатываются должностные инструкции ,, где указываются виды работ, выполняемые работниками архива, их обязанности и права.ивах в Республ

Должностная инструкция разрабатывается и для лица, ответственного за архив в организации (делопроизводство структурных подразделений), выполнение которой начинается в соответствии с приказом руководителя. В ведомственном архиве составляются годовые планы и отчёты работы, графики передачи дел в ведомственный архив от структурных подразделений, график передачи дел постоянного хранения в государственный архив.

В годовом плане работы архива указываются конкретные вид работ с указанием объема каждого из них. Отдельные виды работ могут не иметь объёмных показателей ( набор, контроль за работой сотрудников), тогда их трудоёмкость выражается только затратой времени.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *